Kaip Pasirinkti Verslo El. Pašto Paslaugą

2023 Autorius: Susan Creighton | [email protected]. Paskutinį kartą keistas: 2023-11-26 12:33

El. Paštas yra būtina bet kurio smulkaus verslo valdymo dalis. Dažnai geriausias ir mažiausiai įkyrus būdas bendrauti su darbuotojais, kolegomis ir bendradarbiais. Bet jei el. Paštas yra toks svarbus, geriau pasvarstykite prieš pasirinkdami el. Pašto paslaugą savo verslui. Ne visos el. Pašto platformos yra sukurtos vienodos, todėl svarbu pasirinkti vieną su reikalingomis funkcijomis. Tuo pačiu norėsite nepermokėti už funkcijas, kurių jums nereikia. Čia yra penki veiksniai, į kuriuos reikia atsižvelgti, prieš pradėdami atsiskaityti savo verslo el. Pašto platformoje.

1. Nemokamas ar mokamas?

Vienas dalykas, kurio negalite gauti naudodamiesi nemokama žiniatinklio pašto paslauga, yra galimybė naudoti savo prekės ženklo vardą kaip el. Pašto adreso dalį. Pvz., Prisiregistruodami prie nemokamos „Gmail“paskyros, gausite el. Pašto adresą, pvz., [Vartotojo vardas] @ gmail.com; tačiau užsiprenumeravę „Google Apps for Business“galite apsaugoti el. pašto adresą, kuriame rašoma [vartotojo vardas] @ [jūsų verslas].com. Daugeliu atvejų turėsite jau turėti savo žiniatinklio domeną, kad galėtumėte jį naudoti kaip savo el. Pašto adreso dalį, tačiau domeno registravimas gali kainuoti tik 10 USD per metus. Kitos paslaugos, tokios kaip „Microsoft Office 365“, suteikia jums savo domeno vardą ir nereikia mokėti papildomų prieglobos mokesčių.

Galų gale jūs turite nuspręsti, ar jums (ir darbuotojams) svarbu turėti firminį el. Pašto adresą. El. Pašto adresas, kuriame yra jūsų domeno vardas, gali padidinti jūsų verslo patikimumą. Kita vertus, bendras el. Pašto adresas gali būti puikus mažiausiam verslui, ypač jei esate vienintelis savininkas.

2. Sandėliavimo vieta

Žinoma, firminis el. Pašto adresas nėra vienintelis mokamos el. Pašto paslaugos pranašumas. Mokamos platformos siūlo daugybę kitų privalumų, pvz., Išplėstinę el. Pašto ir kitų failų saugyklų saugyklą debesyje. Daugelyje nemokamų el. Pašto paslaugų teikiama ribota saugyklos vieta, verčiant ištrinti pranešimus, kai gautieji bus užpildyti. Jei vykdote mažą įmonę, kuri labai priklauso nuo el. Pašto, ir norite labiau archyvuoti pranešimus, o ne juos ištrinti, gautieji gali pasipildyti skubotai. Prenumeruodami mokamą paslaugą, galite gauti prieigą prie žymiai didesnių gautųjų.

Reikia atsižvelgti į keletą kitų susijusių problemų. Pvz., Maksimalus el. Pašto priedo dydis įvairiose tarnybose labai skiriasi: kai kurios paslaugos riboja priedų dydį 10 GB, o kitos leidžia siųsti didžiulius failus, kurių talpa ne didesnė kaip 300 GB, jei failas jau yra įkeltas į debesį.

3. Saugumas

Nesvarbu, ar mokate už el. Paštą, ar naudojate nemokamą paslaugą, norėsite griežto verslo gautų laiškų saugumo - ypač jei jūsų verslas vykdomas keičiantis privačių klientų duomenimis. Prie jūsų el. Pašto sąskaitos gali būti pridėti kiti neskelbtini duomenys, pavyzdžiui, banko sąskaitų numeriai ir mokesčių deklaracijos. Net labiau nei asmeniniame el. Laiške, svarbu neleisti internetiniams nusikaltėliams patekti į jūsų verslo sąskaitą.

Prieš pradėdami naudotis el. Pašto paslauga, patikrinkite, ar nėra sveiko proto saugumo priemonių, pavyzdžiui, šlamšto ir sukčiavimo filtrų. Dviejų veiksnių autentifikavimo palaikymas taip pat yra svarbus; ši funkcija padeda pašalinti pašalinius asmenis iš jūsų gautų laiškų, reikalaudama, kad vartotojai prisijungtų turėdami dvi informacijos dalis. Pirmasis yra jūsų įprastas slaptažodis, o antrasis yra šviežiai sugeneruotas kodas, išsiųstas į jūsų mobilųjį telefoną arba antrasis el. pašto adresas. Kitos saugos funkcijos, kurias reikia patikrinti, apima įmontuotas antivirusines priemones, skirtas kenkėjiškoms programoms apsaugoti nuo jūsų kompiuterio, o tai ypač svarbu, jei atsisiunčiate daug priedų.

4. Bendradarbiavimo priemonės

Gera verslo el. Pašto platforma leidžia lengviau dirbti kartu su darbuotojais ar kolegomis. Geriausiose platformose yra įrankiai, padedantys bendradarbiauti. Pvz., Tokios paslaugos kaip „Gmail“ir „Outlook“įtraukia įmontuotą kalendorių kaip el. Pašto dėžutės dalį. Atlikdami keletą paprastų žingsnių galite bendrinti kalendorių su kitais, kad jie galėtų jį peržiūrėti ir redaguoti skrydžio metu. Tai tikrai gali padėti planuojant ir bendradarbiaujant.

El. Pašto adresų sriegimas yra dar viena funkcija, galinti padėti dirbti kartu su kolegomis. Siūlai su sriegiais leidžia lengviau sekti ilgus apsikeitimus, nes atsakymai pateikiami vienas po kito viena gija, užuot pasklidę po gautuosius tokia tvarka, kokia jie buvo gauti.

5. Premijos ypatybės

Suradę el. Pašto paslaugą, apimančią visus pagrindus, patikrinkite, ar nėra papildomų funkcijų, galinčių padidinti jūsų produktyvumą. Pavyzdžiui, kai kurios platformos, tokios kaip ir „Outlook“, turi integruotus vaizdo pokalbius. Tai reiškia, kad galite naudoti vieną paslaugą keisdamiesi žinutėmis ir susitikdami nuotoliniu būdu, kad jūsų kasdienės operacijos būtų paprastesnės ir efektyvesnės.