2023 Autorius: Susan Creighton | [email protected]. Paskutinį kartą keistas: 2023-05-24 11:14
Kokia jūsų didžiausia kliūtis darbo našumui? Kai kuriems žmonėms tai yra nuolatinis išmaniųjų telefonų pranešimų ir el. kitiems tai atitraukia pertraukimus nuo bendradarbių. Tačiau daugeliui darbuotojų kliudo efektyvumas - tiesiog nesugeba greitai surasti to, ko reikia užduočiai atlikti.
„Būti neorganizuotam kainuoja tiek laiko, tiek pinigų“, - teigė Dona David, organizacijos konsultacijų firmos „Donna David and Co“įkūrėja. „[Žmonės] gali praleisti valandas ieškodami daiktų savo biure ir savo kompiuteryje“.
„Per daug popieriaus, technologijos, el. Laiškai, telefono skambučiai, faksai ir tt … gali priblokšti ir susilpninti produktyvumą, o tai daro įtaką kitoms jūsų gyvenimo sritims“, - pridūrė Johnas Rowley, sveikatos ir sveikatingumo verslininkas ir autorius.
Nors netvarkingas stalas dažnai yra netvarkingumo požymis, jūsų fizinė darbo vieta nėra vienintelė netvarkos vieta. Jenas Cohenas-Cromptonas, smulkaus verslo produktyvumo ekspertas ir verslo programinės įrangos bei paslaugų tiekėjo „The Neat Company“vyriausiasis redaktorius, mano, kad daugelis specialistų šiandien kovoja su „skaitmeniniu kaupimu“ir ilgai laiko failus, nuotraukas, el. Laiškus ir kitą skaitmeninį turtą. po to, kai jie atliks savo tikslą. [Lengvi būdai būti produktyvesniems]
„Skaitmeniniai laikikliai dažnai mano, kad jie nenori atsikratyti to, ko jiems gali prireikti dėl vienokių ar kitokių priežasčių“, - „Business News Daily“pasakojo Cohenas-Cromptonas. „Jie gali peržiūrėti savo dokumentus norėdami išsiskirstyti, bet galų gale neištrins, nes galvoja:„ O kas, jei man vieną dieną to prireiks? “[arba] jie nerimauja, kad ištrintas el. paštas ateityje gali sukelti problemų, kai jiems reikia nuskaityti konkrečią informaciją. Iš esmės jie laikosi savo skaitmeninių dokumentų, nes jiems suteikia didesnę dokumento prasmę, nei iš tikrųjų egzistuoja. “
Jei norite atsisakyti netvarkos, turite mažiau laiko praleisti ieškodami to, ko jums reikia, todėl galite pagerinti savo darbo efektyvumą. Jei norite atsisakyti savo kaupimo įpročių - tiek fizinių, tiek skaitmeninių - ir tapti organizuotesniais ir produktyvesniais, pateikiame keletą patarimų, kurie padės pradėti.
Dėl fizinės netvarkos
Greitai susitvarkykite su dokumentais. Rowley patarė laikytis „kartą liečiamo popieriaus“taisyklės: Kai tik peržiūrėsite išspausdintą dokumentą, paduokite jį, išmeskite jį arba imkitės veiksmų, kad sumažintumėte darbo netvarką. Jūs galite pritaikyti tą pačią taisyklę savo el. Pašto dėžutėms, sakė jis.
Popierinius failus, tokius kaip sąskaitos faktūros ir kvitai, kuriuos reikia kurį laiką saugoti, Davidas rekomendavo nuskaityti ir konvertuoti į skaitmeninius failus, kad galėtumėte susmulkinti ir perdirbti fizinę kopiją bei sutaupyti vietos stalui.
Išvalykite savo stalą. Įsitikinkite, kad darbo dienos pabaigoje ant jūsų stalo nebus pašalinių daiktų, sakė Davidas. Tai reiškia, kad jūsų darbo vieta bus švari ir paruošta naujai pradžiai ryte.
Padaryk sąrašą. Nepaisant daugybės užrašų programų ir turimų skaitmeninių kalendorių, daugelis specialistų savo organizavimo įgūdžius priskiria senamadiškam, ranka rašytam užduočių sąrašui. Užuot turėję įvairių raštų, išsklaidytų po savo stalą, nes jums reikės juos išspręsti dienos metu, tai surašyti į sąrašą reiškia, kad galite tuos popierius atiduoti ir išvesti tik tada, kai būsite pasirengę spręsti tą užduotį.
„Yra kažkas, kas susiję su rašiklio rašymu popieriuje ir būtinų darbų sąrašo sudarymu, kurie padeda jums išlikti organizuotiems“, - sakė interneto svetainių dizaino agentūros „Blue Fountain Media“žmogiškųjų išteklių direktorė Samantha Lambert. „Turėdamas ranka sudarytą darbų sąrašą, kuriame visos užduotys yra suskirstytos į prioritetus pagal skaičių, dienos užduotys niekada nepasiklysta tarp visų kitų dalykų, kurie dienos metu vyksta mano kompiuteryje. Rankinio sąrašo sudarymas rytas padeda nubrėžti, kaip atrodys diena, ir dienos pradžioje tampa aiškesnis, ką reikia nuveikti “.
Skaitmeniniam netvarkai
Išardykite nenaudojamas programas ir failus. Kaip ir jūsų fizinis darbalaukis, turėtumėte stengtis, kad jūsų virtualusis darbalaukis būtų aiškus ir tvarkingas, sakė Cohenas-Cromptonas. Pašalinkite arba pašalinkite nenaudojamų programų piktogramas ir tvarkykite failus pagal tai, ko jums reikia nedelsiant.
Sukurkite efektyvią dokumentų kaupimo ir įvardijimo sistemą. Kadangi tiek daug įmonių naudoja debesies pagrindu sukurtus bendradarbiavimo įrankius ir dirba su keliomis to paties dokumento versijomis, verta sukurti visos komandos sistemą, skirtą tų skaitmeninių failų pavadinimui, saugojimui ir prieigai prie jų.
„Sugalvokite savo failų pavadinimo schemą arba, jei galite, savo organizacijai“, - sakė Lambertas. "Jei nustatysite failų išsaugojimo struktūrą, ilgainiui sutaupysite laiko, bandant pasiekti dokumentą, kurį išsaugojote kelis mėnesius atgal.
Lambertas taip pat rekomendavo susipažinti su kiekviena jūsų išsaugoto dokumento versija, ypač kai žmonės atnaujina ir redaguoja. Venkite painiavos ir laikykite failus, suskirstytus pagal konkrečią datą pagal failų pavadinimų schemą, sakė ji.
Naudokite technologijas savo naudai. Žmonėms, norintiems gauti savo failus ir kasdienius darbų sąrašus, yra daugybė programų ir programinės įrangos programų. Nežinote nuo ko pradėti? Pažvelkite į geriausiai įvertintas programas savo mobiliajame įrenginyje arba paprašykite biuro ir socialinių sluoksnių, kad sužinotumėte, kokias organizacijos programas jie rekomenduotų. Jei ieškote profesionalaus lygio dokumentų valdymo sistemos, peržiūrėkite „Business News Daily“geriausių pasirinkimų sąrašą.
Lieka organizuotai
Nepaisant to, ar jūsų turtas yra fizinis, ar skaitmeninis, svarbiausia organizuoti (ir išlaikyti) savo turtą yra mokymasis nustatyti, ko reikia jūsų kasdieniam darbui, o kas ne, teigė Cohenas-Cromptonas. Ji patarė atlikti visko, esančio ant jūsų stalo ir prietaisų, auditą ir apsvarstyti, kokiu tikslu kiekvienas daiktas ar byla iš tikrųjų tarnauja.
„Išsiaiškinkite, ką reikia išlaikyti, ir įsitikinkite, kad būtinybė yra aiškiai apibrėžta, ir kas gali nutikti, o tada iš tikrųjų atsikratykite dalykų“, - sakė Cohenas-Cromptonas. "Įvertinkite kiekvieną dokumentą. Nedelsdami pašalinkite pasikartojimus, atsikratykite pasenusių dalykų ir ištrinkite failus, kurie jums nebepadeda."
Skaitmeninių failų archyvavimas gali būti puikus sprendimas el. Laiškams ar dokumentams, kurių jums dabar nereikia, bet kurių prireiks artimiausiu metu. Cohenas-Cromptonas patarė perkelti failus į archyvą, kad jie būtų „nepastebimi“, nes tai sumažins griozdus jūsų aktyviuose gautuosiuose ar dokumentų aplanke. Davidas sutiko, pažymėdamas, kad jūsų skaitmeninė kartotekos sistema turėtų atspindėti jūsų popieriaus kartotekų sistemą su konkrečiais aplankais, kurie, jei reikia, pažymėti spalvomis, kad padėtų greičiau rasti archyvuotus dokumentus, kai jų jums reikia.
Galų gale, geriausias dalykas, kurį galite padaryti, kad išliktumėte organizuotas, yra įprotis viską tvarkyti iškart, kai tik atsiranda.
„Perskaitykite jį, tada atsakykite, ištrinkite [arba] archyvą“, - sakė Cohenas-Cromptonas. „Kelyje į galimą netvarką bus pašalinta galimybė vėliau ją spręsti ir bandyti ją priversti išstumti“.
