Gautų Laiškų Etiketas: 6 Patarimai, Kaip Išvengti El. Pašto Gavėjų

2023 Autorius: Susan Creighton | [email protected]. Paskutinį kartą keistas: 2023-11-26 12:33

Jei jaučiate, kaip gera jūsų dienos dalis iššvaistoma skaitant ir reaguojant į beprasmius el. Laiškus, jūs ne vieni. Remiantis Roberto Halfo atliktu tyrimu, vadovų vertinimu, beveik 20 procentų valandų, kurias jie praleidžia dirbdami el. Paštą, yra jų laiko švaistymas.

Didžiausias kaltininkas yra šlamštas. Beveik 40 procentų apklaustųjų sako, kad tai yra pagrindinis darbo el.

Tačiau ne dėl šlamšto kalta. Kiti atitraukėjai gali būti nukopijuoti nesusijusius el. Laiškus, skaityti pranešimus, kurie galėjo būti pristatyti geriau, ir ilgų ir klaidinančių pranešimų iššifravimas.

Paulius McDonaldas, vyresnysis „Robert Half“vykdomasis direktorius, teigė, kad nors šlamštą galima šalinti naudojant filtrus ir technologijas, kad būtų išvengta nepageidaujamų el. Laiškų, kitos problemos dažnai kyla dėl gerų sprendimų tų, kurios siunčia žinutes. [Žr. Susijusią istoriją: ar jaučiate, kad niekas neskaito jūsų el. Laiškų? Tu gali būti teisus]

„Jei jūsų pranešimai bus trumpi, aktualūs ir veiksminga, padidės tikimybė, kad jūsų el. Laiškai bus greitai perskaityti ir į juos bus greitai sureaguota“, - teigiama pranešime.

Kad jūsų el. Laiškai būtų veiksmingesni, Robertas Halfas siūlo šešis etiketo patarimus:

• Stebėkite savo CC. Svarbu kopijuoti kolegas tik el. Laiškuose, kuriuos jie privalo pamatyti. Jei tai nėra kažkas, ko jie turi imtis, jie greičiausiai neturėtų būti kopijuojami el. Laiške. Atsakant taip pat svarbu vengti paspausti „atsakyti visiems“. Tai atlikus, greičiausiai, bus gaištamas laikas visiems gavėjams, kuriems nereikėjo jūsų atsakymo.
• Būk trumpas. Kuo trumpiau galite siųsti savo el. Laiškus, kol dar nesutiksite, tuo geriau. Kuo ilgesnis el. Laiškas, tuo ilgiau reikia suvirškinti. Ir kuo ilgiau reikia suvirškinti, tuo didesnė tikimybė, kad skaitytojas taps neįdomus. Jei įmanoma, el. Laiškus saugokite mažiau nei dviem pastraipomis.
• Išsakyk savo mintis anksti. Užuot privertę kolegas perskaityti visą jūsų el. Laišką, kad galų gale išsiaiškintumėte, ko norite ir kodėl jie buvo nukopijuoti pranešime, apibendrinkite savo pagrindinius dalykus viršuje. Tada prireikus galėsite pateikti išsamią informaciją kaip foną.
• Siųsti mažiau. Pabandykite atsispirti pagundai nedelsdami atsakyti į el. Laišką, ypač jei tai yra užklausa, kuri gali išsispręsti be jūsų įvesties. Be to, apsvarstykite galimybę neturėti vidinių el. Pašto dienų, tokių kaip „Penktadieniai be el. Pašto“, kad sumažintumėte pranešimų, užpildančių jūsų biurų aplankus, skaičių.
• Dėmesys temos linijai. Padarykite savo temos eilutę tiesią ir esminę, kad skaitytojai iš karto suprastų jūsų el. Pabandykite naudoti temų eilutes su tokiomis frazėmis kaip „RSVP“, „peržiūrai“arba „susitikimas pertvarkytas“, kad skaitytojai galėtų greitai suprasti, apie ką jūsų el. Paštas.
• Būkite profesionalūs. Šiandieniniame skaitmeniniame pasaulyje el. Laiškai turėtų būti rašomi taip profesionaliai, kaip jūs naudojate oficialiame verslo pranešime. Būtinai patikrinkite rašybą ir gramatiką. Be to, prieš išsiųsdami pabandykite garsiai perskaityti el. Laišką. Jūsų gavėjai tai įvertins, kai užtruksite keletą minučių, kad pakeltumėte pranešimo turinį ir toną.