Geriausia Dokumentų Tvarkymo Sistema Smulkiajam Verslui

2023 Autorius: Susan Creighton | [email protected]. Paskutinį kartą keistas: 2023-08-25 03:48

Mūsų 2019 m. Dokumentų valdymo sistemų tyrimas ir analizė leidžia mums rekomenduoti „FileHold Express“kaip geriausią dokumentų valdymo sistemą mažoms įmonėms. Iš daugybės mūsų svarstomų dokumentų valdymo sistemų pasirinkome „FileHold“. Norėdami pamatyti, kaip mes įvertinome šiuos sprendimus ir išsamų dokumentų valdymo sistemų sąrašą, apsilankykite mūsų geriausių patarimų puslapyje.

Kodėl „FileHold Express“?

Mažos įmonės neturi laiko įdiegti sunkios programinės įrangos ar susidoroti su sudėtingais mokymo režimais. Be to, išlaidos yra rūpestis daugeliui mažų įmonių. Kalbant apie dokumentų valdymo programinę įrangą, paprastas naudojimas ir valdoma kaina yra pagrindiniai lieso smulkaus verslo poreikiai. Štai kodėl mes pasirinkome „FileHold Express“kaip geriausią dokumentų valdymo sistemą smulkiajam verslui.

„FileHold Express“siūlo intuityvią sąsają, imituojančią pažįstamą „Windows“failų struktūrą, kuri leidžia darbuotojams greitai išmokti programinę įrangą be intensyvių mokymų. Taip pat yra 10 dienų nemokama programinės įrangos bandomoji versija, kad jūs ir jūsų darbuotojai galėtų įvertinti programą ir patys įsitikinti, kaip ji veikia ir ar ji bus suderinama su jūsų mažuoju verslu prieš ją įsigyjant. Nemokamas bandymas nereikalauja pateikti kreditinės kortelės informacijos ir automatiškai nutraukiamas pasibaigus bandomajam laikotarpiui.

Redaktoriaus pastaba: Ieškote dokumentų tvarkymo sistemos savo verslui? Norėdami padėti išsirinkti jums tinkamiausią, pasinaudokite žemiau pateiktu klausimynu, kad mūsų seserų svetainė „BuyerZone“nemokamai pateiktų įvairių pardavėjų informaciją:

pirkėjo zonos valdiklis

Lengvas naudojimas

Vienas stipriausių „FileHold Express“taškų yra paprastas naudojimas. Daugumai vartotojų nesunku atsistoti ir paleisti, nes sąsaja yra išdėstyta panašiai kaip programos, prie kurių jie greičiausiai jau yra įpratę. Bylų struktūra pagrįsta ta pačia sistema, kurią naudoja „Windows“, todėl gaunamas spintų, stalčių, aplankų ir poaplankių medis, kuris yra sulankstomas ir lengvai naršomas. Norint priprasti prie programinės įrangos, reikia šiek tiek laiko, todėl nereikalingi daug laiko reikalaujantys ar brangūs mokymo paketai.

Šiame aplanko medyje viskas tvarkoma vartotojo sąsajoje. Daugelis dokumentų valdymo sistemų greitai tampa netvarkingos ekranų ir iššokančiųjų langų dėka, tačiau „FileHold Express“ir toliau koncentruoja dėmesį į dokumentų biblioteką. Jūsų biblioteka rodoma kairėje vartotojo sąsajos pusėje. Šioje centrinėje prietaisų skydelyje atliekama visa jūsų dokumentų tvarkymo veikla, įskaitant dokumentų pateikimą, paiešką ir peržiūrą. Tai palengvina naršymą, reikia kelių paspaudimų ir nebereikia perjungti iš vieno ekrano į kitą.

Bibliotekos viršuje yra „MyFileHold“aplankas, kuriame yra dažniausiai naudojamų dokumentų spintelės ir stalčiai, pranešimai ir perspėjimai, neseniai pasiekti dokumentai ir neseniai pridėti dokumentai. Ši funkcija suteikia galimybę greitai pasiekti dokumentus, kurių dažnai reikia arba kurie buvo neseniai pasiekti ar redaguoti.

Galite sisteminti dokumentus keliais būdais. Galite nuvilkti failus, jau išsaugotus jūsų kompiuteryje ar tinkle. Kita galimybė yra nuskaityti dokumentus tiesiai į sistemą. „Microsoft Office“integracija leidžia vienu mygtuko paspaudimu pridėti dokumentus, kuriuose dirbate „Word“, „Excel“, „Outlook“ar „PowerPoint“.

Patekę į sistemą, vartotojai nustato dokumento metaduomenų atributus ir pasirenka vietą, kur jis turėtų būti įdėtas. „FileHold“siūlo daugybę atributų, kuriuos galima pridėti prie failo, todėl juos lengviau rasti naudojant paieškos funkciją. Pavyzdžiui, sąskaitų faktūrų atributai gali apimti klientą, kuriam skirta sąskaita faktūra, ir datą, kada ji turi būti sumokėta, tuo tarpu brošiūra gali turėti savybių, pavyzdžiui, kas ją sukūrė ir kada ji buvo pridėta prie sistemos.

„FileHold“siūlo keletą paprastų būdų greitai rasti dokumentus. Paprasčiausias pasirinkimas yra įvesti pagrindinėje paieškos juostoje raktinius žodžius ar frazes, susijusias su aptariamu dokumentu, panašiu į „Google“paieškos juostą. Taip ieškoma visoje failų bibliotekoje. Tačiau ši parinktis užuot grąžinusi tik dokumentus su tikslia jūsų ieškoma formuluote, grįš rezultatai, kuriuose yra sinonimai, kamieniniai žodžiai ir žodžiai, glaudžiai susiję su jūsų originaliais paieškos terminais. Kai rezultatai bus grąžinti, galite spustelėti failą, o peržiūros laukelis paryškins jūsų ieškomus žodžius, kad galėtumėte greitai pamatyti, ar tai jums reikalingas dokumentas.

Taip pat galite atlikti išplėstinę paiešką, leidžiančią ieškoti failų pagal metaduomenų atributus, o tai ypač naudinga, jei sistemoje palaikote išsamią metaduomenų politiką.

funkcijos

„FileHold Express“funkcijos veikia sklandžiai, nesudarant komplikacijų sistemai ar painiojant vartotojus.

Integruotas paieškos variklis leidžia greitai ir lengvai pereiti prie konkrečių dokumentų. Paieškos funkcija leidžia vartotojams ieškoti failo pavadinimo, metaduomenų arba abiejų. Vartotojai gali ieškoti dokumentų archyvuose arba pašalinti juos iš paieškos, jei jie teiraujasi tik apie aktyvius dokumentus. Be to, galite pritaikyti paiešką, kad joje būtų visos dokumentų versijos arba tik naujausia versija.

Komandoms, kurios dirba su dokumentais, „FileHold Express“siūlo daugybę patogių funkcijų. Įrankiai apima registracijos ir patikros funkciją, kuri neleidžia daugiau nei vienam asmeniui dirbti tuo pačiu dokumentu tuo pačiu metu. Taip pat galite nustatyti perspėjimus, kurie automatiškai praneštų bendradarbiams, kai dokumentai yra prieinami (prisiregistruojami) ir neprieinami (išsiregistruojami) arba kai failai yra pakeisti. Programinė įranga registruoja visų, kurie naudojasi kiekvienu failu, žurnalą ir kai jie tai daro, o darbuotojai po pakeitimų gali peržiūrėti ankstesnes dokumentų versijas.

Sistemoje yra tvirta leidimų sistema, leidžianti administratoriams apriboti vartotojų prieigą tik prie dokumentų, susijusių su jų darbo vaidmenimis. Dokumentams galite nustatyti 11 saugos vaidmenų, ir kiekvienas vaidmuo skiriasi atsižvelgiant į tai, ką asmuo gali pasiekti ar pakeisti sistemoje. Viename spektro gale yra tik skaitymo būsena, o kitame gale galite suteikti sistemos administratoriaus prieigą. Individualius leidimų parametrus taip pat galima sukurti kiekvienam spintui, stalčiui, aplankui ir net atskiriems failams.

Tarp kitų standartinių funkcijų yra kalendorius, kuriame seka neužbaigtos užduotys, galimybė iš esmės susieti failus sistemoje, ir nuskaitymo programinė įranga su optiniu simbolių atpažinimu (OCR), automatiškai konvertuojančia įvesto popieriaus dokumentų tekstą į redaguojamus ir ieškomus duomenis.

„FileHold Express“siūlo papildomas funkcijas už papildomą mokestį, įskaitant darbo eigos galimybes, galimybę sukurti svečių paskyras tik skaitymo vartotojams ir elektroninio parašo funkciją.

Kainodara

Tiksli „FileHold Express“licencijos kaina skiriasi priklausomai nuo jūsų organizacijos dydžio ir jūsų poreikių apimties. Tačiau bendrovės kainų nustatymo modelis siūlo klientams keletą atsiskaitymo būdų, įskaitant metodus, pritaikytus mažoms įmonėms. Viena galimybė yra 24 mėnesių beprocentis finansavimas (arba daugiau, atsižvelgiant į jums reikalingą vartotojų skaičių) ir mėnesio prenumeratos galimybė įmonėms, turinčioms septynis ar daugiau vartotojų.

„FileHold Express“taip pat galima įsigyti sumokėjus paprastą vienkartinę licenciją. Tęstiniam programinės įrangos atnaujinimui ir techniniam palaikymui reikalingas metinis prenumeratos pratęsimo mokestis, kuris kiekvienais metais po pirmųjų tarnybos metų 20 procentų padidina originalią licencijos kainą.

„FileHold Express“yra skirtas nuo 5 iki 20 vartotojų, o tai yra vidutinis daugelio mažų ir augančių verslų vartotojų diapazonas. Jei artimiausiu metu planuojate didinti plėtrą, „FileHold Express“licencijas galite lengvai paversti „FileHold Enterprise“licencijomis, tai reiškia, kad galite saugiai pradėti naudotis „Express“ir tada prireikus atnaujinti, be brangaus ar sunkaus perėjimo prie visiškai kitokio. platforma.

Klientų aptarnavimas

Mes buvome labai patenkinti klientų aptarnavimu, kurį gavome iš „FileHold“. Tinkamiausias būdas pasiekti palaikymą yra el. Paštas, tačiau tai gali būti nedidelė kliūtis. Remiantis mūsų patirtimi, atsakymas el. Paštu buvo greitas. „FileHold“atstovas į visus mūsų klausimus atsakė išsamiai, pateikdamas nuorodas į svetainę su papildoma informacija.

Kai jūsų sistema bus sukurta ir veiks, galite susisiekti su „FileHold“klientų palaikymo komanda el. Paštu arba pateikdami pagalbos internetu bilietą. Deja, telefono paslauga nėra išeitis. Bendrovės tinklalapyje taip pat rasite daugybę šaltinių, įskaitant daugybę vartotojo vadovų. Be to, programinė įranga turi įmontuotą prieigą prie pagalbos vadovų.

Apribojimai

„FileHold Express“galima tiek debesies, tiek vietinėje versijoje, tačiau debesies versijai reikia trečiosios šalies pagrindinio kompiuterio. Tai reiškia, kad „FileHold“nėra organizacija, sauganti ir tvarkanti jūsų duomenis, todėl sąrankos metu turite pasitikėti trečiąja šalimi, kurią pasirinkote jūs arba „FileHold“. Jei pasirinksite sprendimą vietoje, jums reikės savo serverio ir IT eksperto, kad jį prižiūrėtumėte, o tai gali sukelti papildomų išlaidų, kurios yra draudžiamos daugeliui mažų įmonių.

Kitas galimas trūkumas yra tai, kad klientų palaikymą galima gauti tik el. Paštu ir internetu. Nors el. Paštu gavome ypač greitą atsakymą, kai kurios įmonės gali būti išjungtos negalėdamos išsikviesti pagalbos.

Taip pat svarbu atkreipti dėmesį, kad vietinė sistema nesuderinama su „Mac“kompiuteriais. Jei jūsų biuras yra pagrįstas „Mac“, jums reikės „debesies“žiniatinklio naršyklės versijos. Norėdami rasti „Mac“sprendimus vietoje, turėsite ieškoti kitos programos.

Pasiruošę pasirinkti dokumentų valdymo sistemą? Čia yra visos mūsų informacijos dalys:

• Dokumentų valdymo sistemos: Pirkėjo vadovas
• Geriausia dokumentų valdymo programinė įranga ir sistemos 2019 m
• Geriausia pigių dokumentų valdymo sistema
• Geriausia bendra dokumentų valdymo sistema
• Geriausia bendradarbiavimo dokumentų valdymo sistema

Papildomos Chado Brookso ir Andreaso Riveros ataskaitos