Nors el. Paštas gyvuoja dešimtmečius, žmonės su juo dabar yra labiau susiję nei bet kada anksčiau, randama naujų tyrimų.
Remiantis „ReachMail“atlikta apklausa, nors tikrinimas el. Paštu visą dieną gali sumažinti produktyvumą, beveik 84 procentai respondentų tai daro dažnai. Iš tikrųjų daugiau nei pusė respondentų kasdien siunčia daugiau nei 10 el. Laiškų.
El. Pašto adresai žmones blaško ne tik darbo dienos metu. Kita „ReachMail“apklausa atskleidė, kad 75 procentai amerikiečių tikrina savo el. Paštą poilsio dienomis ir vėlyvais vakarais, o 61 procentas tikrina savo pašto dėžutę atostogų metu.
Nors el. Paštas yra puiki tradicinė komunikacijos forma, jis neturėtų būti naudingas visiems. Štai kaip atsikratyti šių įpročių ir sukurti sveikesnius, efektyvesnius ryšius su el.
1. Sukurkite el. Pašto tvarkaraštį
Viena iš naujausių el. Pašto tvarkymo tendencijų yra vadinama „nulio gautuosiuose“. Tikslas yra išlaikyti jūsų pašto dėžutę visą laiką švarią, tačiau tie, kurie praktikuoja šią techniką, linkę tikrinti savo el. Paštą daugiau nei 25 kartus kiekvieną dieną, rašo „ReachMail“.
Jei norite mažiau blaškytis el. Paštu ir būti produktyvesni, atsisakykite idėjos ir sukurkite tvarkaraštį, kad apribotumėte skaitymui ir atsakymui skirtą laiką. Tai sumažina pertraukas, kurios sumažina jūsų produktyvumą atliekant užduotis, ir užtikrina, kad skiriate jiems pakankamai laiko.
Nėra taisyklės, koks tvarkaraštis veikia geriausiai. Jei nesate tikri, kaip dažnai turite būti gautuosiuose, pabandykite patikrinti tris kartus kiekvieną dieną per savaitę arba nustatytą laiko tarpą. Tada sutrumpinkite kitos savaitės laiką, kol rasite minimalų laiką, kurio reikia tinkamai reaguoti.
El. Pašto tvarkaraščio sudarymo dalis yra lūkesčių valdymas ir ribų kūrimas. Įsitikinkite, kad klientai ar bendradarbiai žino apie naują tvarkaraštį, nustatydami automatinį atsakymą su savo el. Pašto šeimininku arba pridėdami el. Pašto atsakymo laikus savo parašu. Tokiu būdu žmonės, įpratę prie greitų atsakymų, nenustebins ir neįžeis, jei atsakymas užtruks tris valandas, o ne tris minutes.
2. Tvarkykite turinį aplankuose
Sukurti aplankus laiku siunčiamiems el. Laiškams ar informaciniams pranešimams yra puikus būdas susitvarkyti. Jei dirbate įmonėje, kurioje yra keli skyriai, gali būti naudinga suskirstyti sąskaitą į skyrius pagal subdomenus, kuriuose pateikiama laiko atžvilgiu svarbi medžiaga.
3. Naudokite įrankius
Kiekviena el. Pašto programa yra skirtinga, tačiau nesvarbu, ar naudojate „Outlook“, „Gmail“, „Yahoo“, AOL ar kokią nors kitą el. Pašto paskyrą, turite įrankių, kurie padės jums susitvarkyti. Tiesiog reikia žinoti, kad jie egzistuoja ir kaip jais naudotis.
„Gmail“
„Gmail“, turinti maždaug 1 milijardą mėnesinių vartotojų, yra viena didžiausių el. Pašto paslaugų teikėjų. Bet tai gali jus nustebinti, kiek įrankių ir gudrybių ji siūlo, apie kurias dar nežinote. Tiesą sakant, yra visas sąrašas „beta“įrankių, vadinamų „Gmail Labs“, kuriuos galite įjungti arba išjungti, kaip jums atrodo tinkama. Čia rasite parinktį sukurti konservuotus atsakymų el. Laiškus, kurie gali sutaupyti laiko, kai atsakote į ilgus el. Laiškus. Arba galite sujungti asmeninius, verslo ir kitus gautuosius į vieną gautuosius, įgalinę funkciją Keli gautieji.
„Gmail“taip pat yra priedų, kad suteiktumėte daugiau funkcijų. Pvz., Galite prijungti „Gmail“prie savo „RingCentral“telefono sistemos, kuri gali būti jūsų kontaktų ir skambučių istorijoje ir netgi siųsti SMS žinutes. Yra daugybė parinkčių, kuriomis galite naršyti „G Suite“prekyvietėje.
Norite lengvo būdo išsiaiškinti, iš kur kyla šlamštas? Jei prie savo el. Pašto adreso pridėsite pliuso ženklą, jis vis tiek bus nurodytas tuo pačiu adresu, bet jūs žinosite, kas pardavė jūsų el. Pašto adresą. Pvz., Jei prisiregistruojate gauti informacinį biuletenį, išbandykite kažką panašaus į [email protected] ir gana greitai pamatysite, kaip ta įmonė naudoja jūsų duomenis.
„Gmail“siūlo daugybę būdų, pagal kuriuos turinys gali būti prioritetinis arba mažinamas. Gaunate per daug pranešimų iš verslo ar asmens? Galite pasakyti „Gmail“, kad pranešimas nėra svarbus, arba netgi išfiltruoti tuos pranešimus tiesiai į šlamšto aplanką.
Norite išsaugoti savo pranešimų konfidencialumą? Naujas „Google“režimas leidžia jums tai padaryti. Kaip siuntėjas galite nustatyti slapto el. Pašto galiojimo laiką arba visiškai jį atšaukti. Integruotas teisių valdymas (IRM) leidžia blokuoti tam tikrų pranešimų persiuntimą, kopijavimą, atsisiuntimą ar spausdinimą. Be to, galite naudoti dviejų veiksnių autentifikavimą kiekvieno pranešimo pagrindu. Tai reiškia, kad prieš gaudami leidimą atidaryti el. Laišką, jūs galite paprašyti, kad gavėjas patvirtintų savo tapatybę naudodamas tekstinį kodą.
Jei dar nesate pasirengęs tvarkyti el. Laiško, taip pat galite jį atidėti. Jei „Gmail“iš pagrindinio teksto nustatys, kad el. Laiškas yra neatsiejamas nuo laiko, jis privers jus atsakyti.
„Outlook“
„Outlook“(tarp kai kurių senbuvių vadinama „Hotmail“) taip pat yra viena iš populiariausių el. Pašto platformų. Tačiau „Microsoft“pripažįsta, kad turbūt turite ne vieną sąskaitą kitoje platformoje. Tai viena iš priežasčių, kodėl galite integruoti „Google“ar „iPhone“kalendorių sinchronizuoti su „Outlook“, kad visi įvykiai būtų vieningoje vietoje. Kol esate prie jo, savo „AOL“ar „Yahoo“el. Pašto abonementą galite perkelti į „Outlook“paskyrą. Tuomet nereikia kreiptis į tuos kitus adresus.
Jei turite didelę komandą ar vertingų klientų sąrašą, kuriam dažnai siunčiate el. Laiškus, „Outlook“nustatykite paskirstymo sąrašą. Tada galite greitai siųsti žinutes į tą grupę.
Kaip ir „Gmail“, galite nustatyti konservuotą tekstą, kad jis greitai patektų į „Outlook“pranešimo turinį. Sparčiosios dalys, kaip „Microsoft“šaukia šiuos konservuotus atsakymus, gali būti naudojamos užpildyti katilinės tekstą. Be to, jei naudojate greitų žingsnių funkciją, galite sutaupyti laiko, priversdami „Outlook“atlikti tam tikrą užduotį, pavyzdžiui, persiųsti gaunamus el. Laiškus tam tikram asmeniui.
Galite suplanuoti, kada „Outlook“pranešimai išeis, naudodami atidėto pristatymo funkciją. Prieš paspausdami Siųsti, galite nurodyti datą ir laiką, tačiau galite patikėti, kad jis neišnyks, kol to nenorėsite.
„Outlook“yra lengva užšifruoti siunčiamus pranešimus. Taip pat galite šifruoti priedus, kad tik jūsų pasirinkti gavėjai galėtų juos skaityti. Tai galite padaryti naudodamiesi „Trust Center“nustatymais.
Kaip ir „Google“, „Microsoft“turi trečiųjų šalių priedų, galinčių padidinti „Outlook“funkcionalumą, rinką. Norėdami pamatyti visas parinktis, tiesiog spustelėkite „Store“mygtuką, esantį „Outlook“gautųjų viršutiniame dešiniajame kampe. Pavyzdžiui, naudodamiesi „FedEx“priedu, galite automatiškai sekti pristatymus ir kvitus el. Paštu.
Yahoo paštas
„Yahoo“, priklausanti „Verizon“antrinei įmonei, tvirtina, kad ji turi 225 milijonus aktyvių mėnesinių vartotojų. Neseniai bendrovė neatskleidė duomenų pažeidimo, dėl kurio pažeidžiami duomenys liko nuo 500 milijonų iki 1 milijardo sąskaitų. Taigi galbūt pirmasis didelis „Yahoo“naudojimo patarimas yra nustoti naudotis „Yahoo“. Pirmiausia norėsite atšaukti visas paslaugų, kurias esate užsisakę per „Yahoo“, prenumeratą. Kai tik spustelėsite „ištrinti vartotoją“, jis kelis kartus paprašys jūsų patvirtinti savo pasirinkimą.
Jei nusprendėte tapti kareiviu ir toliau naudotis „Yahoo“, turbūt turėtumėte pakeisti slaptažodį (jei dar to nepadarėte), atsižvelgdami į šį pažeidimą. Taip pat nepakenkė įjungti dviejų žingsnių platformos autentifikavimo funkcijas, kurioms, be jūsų slaptažodžio, reikalingas kodas, gautas telefonu.
„Yahoo“neseniai išleido atskirą platformą, pavadintą „Yahoo Mail Pro“. Tai pašto be skelbimų versija, apimanti klientų palaikymą. Tai kainuoja 34, 99 USD už metinę prenumeratą arba 3, 49 USD per mėnesį. Taip pat galite pasirinkti užsisakyti tik mobiliesiems skirtą versiją už 99 centus per mėnesį arba 9, 99 USD per metus. Bendrovė teigia, kad tai vartotojams suteiks prioritetinę paramą, todėl galite gauti pagalbos, jei nematote, kaip ką nors padaryti.
4. Atsisakykite el. Pašto tinklų prenumeratos
Neatsiejama el. Pašto organizavimo proceso dalis yra stebuklinga nuorodos atsisakyti prenumerata. Prisiregistruodami prie jų švino magneto lengva atsipūsti nuo įmonių ir pardavėjų pasiūlymų, tačiau jei vėlesni jų susirašinėjimai tik padidins jūsų el. Pašto adresus, gali reikėti laiko atsisakyti prenumeratų. Būkite negailestingi su tuo; rinkodaros specialistai žino, kad reikia sulaukti abonentų dėmesio, o jūsų prenumerata yra jų privilegija.
Jei sukūrę el. Pašto tvarkaraštį ir įgyvendindami griežtą organizacijos politiką jūsų gautieji nebus lengviau valdomi, gali būti laikas apsvarstyti el. Pašto valdymo įrankį.
