Anonim
Kreditas: „Bikeriderlondon“/ „Shutterstock“

Konferenciniai pokalbiai gali suteikti puikią galimybę bendradarbiauti su bendradarbiais ar klientais. Tačiau netinkamai atlikus, jie gali baigtis sunkumais tiems, kurie dalyvauja. Nesvarbu, ar tai turėsite klausytis erzinančio foninio triukšmo, ar vienas skambinantis monopolizavęs susitikimą, jei nesilaikysite tinkamo etiketo konferencijos metu, jie gali niežėti ir greitai nustoti.

Žmogiškųjų išteklių ir vadybos konsultantė bei „The Big Book of HR“ir „Essential Workplace Conflict Handbook“autorė Barbara Mitchell teigė, kad konferencijų skambučiai yra vertinga priemonė vis virtualiajame verslo pasaulyje.

„Nors gali atrodyti, kad konferencijos pokalbis yra tik dar vienas telefono skambutis, tačiau taip nėra“, - teigė Mitchell. "Kad konferencijų skambučiai būtų sėkmingi, reikia tam tikrų gairių."

Ankstesni „Robert Half“personalo firmos „OfficeTeam“tyrimai atskleidė, kad vienas didžiausių konferencijų skambučių etiketo pažeidimų yra kalbėjimasis su kitais, nekreipimas į dėmesį ir per daug triukšmo. Tiksliau, beveik 40 procentų tyrimo darbuotojų teigė, kad keli dalyviai, kalbantys tuo pačiu metu, labiausiai trikdo elgesį konferencijos pokalbyje, o ketvirtadalis teigė, kad labiausiai erzinantys skambučiai, turintys per didelį foninį triukšmą.

Verslo etiketo ekspertė ir „Style for Success“generalinė direktorė Joanne Blake teigė, kad pasiruošimas yra raktas į produktyvų konferencijos pokalbį.

„Daugybė paskesnių klaidų gali būti pašalintos, jei pagrindinės taisyklės bus nustatytos iš anksto arba periodiškai peržiūrimos“, - sakė ji.

Redaktoriaus pastaba: Jei ieškote informacijos, kuri padėtų išsirinkti jums tinkančią interneto konferencijų paslaugą, pasinaudokite žemiau pateiktu klausimynu, kad mūsų seserinė svetainė „BuyerZone“nemokamai pateiktų informaciją iš įvairių pardavėjų.

pirkėjo zonos valdiklis

Konferencinių pokalbių tobulinimas

Įsitikinkite, kad visi skambučio dalyviai turi darbotvarkę - tai vienas iš būdų užtikrinti, kad skambutis vyktų sklandžiai. Anot Blake'o, susitikimo vedėjas turėtų nustatyti darbotvarkę ir ja pasidalyti su dalyviais prieš susitikimą. Be to, dalyvaujantys turėtų skirti laiko peržiūrėti darbotvarkę prieš prasidedant susitikimui.

Mitchell sutiko, kad darbotvarkė yra svarbi. „Užsakykite darbotvarkės klausimus ir išsiųskite juos bent 24 valandoms į priekį, kad visi būtų pasirengę“, - sakė ji.

Kai tik prasideda susitikimas, labai svarbu, kad visi žinotų, kas kalba. Verslo etiketo ekspertė ir Palmių paplūdimio „The Protokolu“mokyklos įkūrėja Jacqueline Whitmore teigė, kad tai gali būti labai nelinksma klausantiems, nežinantiems, kas kalba.

„Jei kalbatės su kuo nors nepažįstamu su jumis ar jūsų įmonės žmonėmis, naudinga žinoti, kas kalba“, - sakė Whitmore'as. Ji sakė, kad kai kiti nežino, kas tu esi, prieš pasidalydamas savo mintimis, turėtum pasakyti: „Tai yra [tavo vardas]“. Nereikia to daryti kiekvieną kartą, kai kalbate per visą pokalbį, sakė Whitmore, bet bent jau pradiniuose etapuose.

Kaip nustatė „OfficeTeam“tyrimas, foninis triukšmas yra dar vienas didelis konferencijų pokalbių faux pas. Blake'as teigė, kad konferencijų pokalbių šeimininkai ir dalyviai turėtų atidžiai pasirinkti vietą, į kurią jie kviečia.

„Pasirinkite ramią vietą, nesvarbu, ar esate dalyvis, ar asmuo, kuriam pirmininkaujate skambučio“, - sakė ji. "Jei skambinate iš namų biuro, galite išgirsti šūkaujančius šunis ir aplink bėgančius vaikus. Uždarykite duris ir naudokite nutildymo mygtuką, kai nekalbate."

Whitmore'as teigė, kad dalyviai turėtų suprasti, kaip valdyti savo garsumą, kad susitikimo metu nebūtų blaškomas triukšmas.

„Norite užkirsti kelią aplinkos triukšmui“, - sakė ji. "Įsitikinkite, kad visi žino, kaip naudoti savo nutildymo mygtuką."

Taip pat svarbu įsitikinti, kad kažkas yra atsakingas už susitikimą. Tai neturėtų būti visiems laisva padėtis, sakė Mitchell. Ji siūlo paskambinti konsultantui, kuris inicijuoja kvietimą.

„Jei priimsite sprendimus dėl šio skambučio, paprašykite, kad kas nors užsirašytų, o tada išsiųskite tolesnį el. Laišką su tuo, kas buvo sutarta, lygiai taip pat, kaip darytumėte susitikę akis į akį“, - teigė Mitchell.

Kitas svarbus konferencijų pokalbių skundas yra tas, kad kartais dalyviai nėra visiškai įsitraukę. Daugelis mano, kad kadangi jie negali būti matomi, pavyzdžiui, susitikime akis į akį ar vaizdo įraše, jie gali dalyvauti kitose užduotyse, tokiose kaip darbas kitoms užduotims, valgymas, rašymas ar riflinimas per stalčius, sakė Blake'as.

„Jei esate išsiblaškęs, galite suklupti, kai būsite pakviesti kalbėti“, - sakė ji.

Taip pat turėtumėte visiems pranešti, jei turite anksti atsisakyti skambučio.

„Jei dėl kokios nors priežasties turite atsisakyti skambučio, praneškite tarpininkui, kad išvykstate, todėl mes nekviečiame į jus ir nešvaistome laiko“, - teigė Mitchell.

Galiausiai norėtumėte, kad susitikimas atitiktų numatytą laiką. Svarbu gerbti kiekvieno laiką ir apsirengti nustatytu laiku.

„Į tai žiūrima kaip į nepagarbą“, - teigė Blake'as nenutraukiantis konferencijų pokalbių laiku. "Tai daro įtaką produktyvumui ir gali priversti jus susidurti kaip su prasto laiko vadybininku."

Konferencinių pokalbių etiketo svarba

Svarbu patikslinti savo konferencinio skambučio etiketę, nes, nepaisant išaugusių vaizdo konferencijų, „Whitmore“nemato, kad konferenciniai pokalbiai greitai nutrūktų.

„Tai labai naudinga priemonė“, - sakė Whitmore'as. Ji pridūrė, kad ne visi jaučiasi patogiai naudodamiesi vaizdo technologijomis, o konferencijų metu reikia tik pasiimti telefoną ir surinkti keletą numerių.

„Priklausomai nuo jūsų dalyvių technologijos lygio, jie galbūt nežino, kaip naudotis (vaizdo konferencijų paslaugos)“, - teigė Whitmore. "Taigi, konferencijų skambučius labai lengva pritraukti. Daugumai žmonių tai yra daug lengviau."

Jei patiriate netinkamo elgesio ir neveiksmingų konferencijų pokalbių bėdą, Mitchell siūlo suburti darbo grupę, kad sugalvotų, kaip skambučiai veiks toliau.