Kaip Būti Geresniu Projekto Vadovu

2023 Autorius: Susan Creighton | [email protected]. Paskutinį kartą keistas: 2023-11-26 12:33

Efektyvios organizacijos specialistai veikia kaip krumpliaračiai ratuose, visi stengiasi iškepti gatavą produktą ar paslaugą. Tačiau, atliekant įprastas įmonės operacijas, yra keletas monumentalių užduočių, į kurias pasikviečia savo srities ekspertą: projekto vadovą.

Kas yra projekto vadovas?

Projekto vadovas yra asmuo, kuris koordinuoja komandą tam tikru laikotarpiu pasiekti tikslą. Tokie projektai gali būti sudėtingi ir ilgalaikiai, nesusiję su organizacijos rutina, arba apimti kelių grupių koordinavimą.

Jei jums tai atrodo kaip eilinis senas viršininkas, atkreipkite dėmesį, kad nors viršininkas turi samdymą, atleidimą iš darbo ir patarimo galimybes, projekto vadovas neturi tokių įgaliojimų. Tačiau pagrindinis skirtumas yra tas, kad projekto vadovas yra tik trumpalaikis.

„Santykiai yra laikini, nes iš esmės projektas baigiasi“, - sakė Alanas Zuckeris, „Project Management Essentials“įkūrėjas. Nors paprasti viršininkai prižiūri vykdomas operacijas ar gamybą, projekto vadovo užduotis yra baigtinė.

Redaktoriaus pastaba: Ieškote tinkamo projekto valdymo sprendimo jūsų verslui? Užpildykite žemiau esančią anketą, kad mūsų partneriai pardavėjai susisiektų su jumis dėl jūsų poreikių

pirkėjo zonos valdiklis

„Sudėtingas ir didelis pavojus“

Daugelyje pramonės sričių projektų vadovai tapo ne tik būtinybe, bet ir IT palaikymu ar buhalterija - ypač jei milžiniški projektai yra jų duona ir sviestas.

„Kompanijos, kurios negali gyventi be bent vieno puikaus projektų vadovo, yra tos, kurios vykdo sudėtingesnius, didesnės rizikos projektus“, - teigė „Devintojo ketverto“vadovė Laura Stringer. "Galvok apie gamybą, statybą, technologijas, patirtį."

Iš tiesų tokiose įmonėse kaip „Google“, kur tokie projektai, kaip „statyti be vairuotojo automobilį“yra sudėtingos ir didelės rizikos apibrėžimas, gali būti, kad uždarbyje yra šimtai projektų vadovų.

Didėja projektų vadovų poreikis. Projektų valdymo instituto duomenimis, penkios pramonės šakos, kuriose numatomas didžiausias augimas, yra vadybos ir profesionaliosios paslaugos, apdirbamoji gamyba, finansai ir draudimas, informacijos paslaugos ir leidyba bei statyba.

Projektų valdymas smulkiajam verslui

Priešingai nei „Google“, mažai tikėtina, kad SVV turės pakankamai projektų, kad pateisintų vidinį projekto vadovą. Vietoj to, daugelis įmonių įdarbina nepriklausomus rangovus, todėl bus naudingi šie penki geresnio projekto valdymo žingsniai.

Projektų valdymo patarimai

Projekto valdymo procesas neturėtų būti labiau bauginantis nei pats projektas. Laimei, visiems, turintiems tikslą, kurį reikia išspręsti, nesvarbu, ar nusprendėte samdyti rangovą, ar ne, projektų valdymo ekspertai turi atsiminti keletą svarbių žingsnių.

1. Ieškokite domenų patirties

Kai svarstote laisvai samdomą projekto vadovą, nesitikėkite, kad jūsų srities specialistas.

„Projektų vadovai yra generalistai; dažnai jie neturi išsamių techninių įgūdžių“, - teigė Zuckeris. Vietoj to, projekto vadovo užduotis yra remtis ir derinti veiksmus su specialistais.

Ką darbdaviai gali padaryti, tai apsvarstyti projektų vadovus ne dėl savo kompetencijos, o dėl patirties srityje. „Domenas“reiškia sritis, kurias jie tvarko, nesvarbu, ar tai būtų paieškos sistemų optimizavimas, ar dangoraižių statyba. Projekto vadovas vis dar gali neturėti atsakymų - už tai turėsite pasamdyti konsultantą, tačiau jie žinos proceso veiksmus.

„Geri projektų vadovai žino savo techninių žinių trūkumus ir tai, kaip užduoti teisingus klausimus“, - teigė Zuckeris. "Kuo daugiau projekto vadovo patirties domenų, tuo geriau jie žino, kokius klausimus užduoti."

2. Pirmenybę teikite minkštiesiems įgūdžiams

Tačiau atminkite, kad domeno žinios vis dar yra antraeilės. Projekto vadovas iš tikrųjų yra jų sugebėjimas vadovauti.

„Švelnūs įgūdžiai yra kur kas svarbesni“, - teigė Stringeris. Projekto vadovas turi sugebėti įgyti geriausius rezultatus iš kiekvieno komandos nario. Gali reikėti, kad jie dirbtų kaip treneris ir padėtų visiems dirbti kartu. Jie turės palaikyti keletą sunkių pokalbių tiek su komandos nariais, tiek su suinteresuotosiomis šalimis. Tai viskas perima minkštuosius įgūdžius “.

Esant tokiam specifiniam įgūdžių balansui, vis daugiau projektų vadovų pasirenka gauti pažymėjimą, nors darbas to techniškai nereikalauja. Jos vertė yra diskutuotina tarp tos srities atstovų.

„Aš buvau sertifikuotas maždaug šešerius metus ir kiekvieną kartą atsinaujinu, tačiau tik tam, kad suvokčiau kredencialo vertę“, - teigė Casey Raiford, „Plex Solutions“tyrimų ir plėtros direktorius. "Niekada faktiškai nenaudojau konkretaus dalyko, kurio sužinojau … Tikroji sertifikavimo vertė, kuri nėra tikroviška, yra supratimas, kaip sukurti ir įgyvendinti projektų veiksmų sistemą."

Tačiau sudarant sutartis su projekto vadovu, pasak Stringerio, atestacija ne visada reiškia aukštus rezultatus.

3. Sukurkite projekto chartiją

Tikimės, kad jūs jau žinote, kodėl vykdote projektą. Vis dėlto gerai išdėstyti savo tikslus derinant su projekto vadovu. Tai dažnai vadinama projekto chartija.

Chartija ne visada gali būti surašyta oficialiai, sakė Zuckeris, tačiau klientai ir projektų vadovai turėtų atsakyti bent į šiuos klausimus:

• Kodėl mes tai vykdome?
• Kokie mūsų tikslai?
• Kokie yra mūsų aukšto lygio tikslai?
• Kaip apibūdiname sąvoką „padaryta“?

Projekto vadovo įtraukimas į šį procesą yra du privalumai. Visų pirma, jie geriau supras, kokie lūkesčiai yra realūs.

Tačiau dar svarbiau, kad abi šalys apibrėžtų vienodai.

„Suinteresuotosios šalys gali pasakyti:„ Mes norime padidinti srautą į mūsų svetainę “, tačiau jie tikrai gali norėti padidinti konversijas arba nukreipti srautą į programą“, - teigė Stringeris. "Svarbu suprasti, kodėl mes vykdome šį projektą, kad suprastume, kokie turėtų būti tikslai."

4. Nustatykite rezultatus

Kai tikslai bus išdėstyti projekto chartijoje, norint nustatyti progresą, reikia nustatyti specialią metriką.

Projektų valdyme šie rodikliai vadinami rezultatais arba kiekybiškai įvertinamomis prekėmis ar paslaugomis, kurios turi būti baigtos. Tai gali tiksliai sutapti su tikslu (pvz., „Pastatyti namą“) arba tai gali būti apčiuopiamas etapas siekiant tikslo.

Bet kokiu atveju jie turi būti išspręsti iš anksto, bet ypač pastaruoju atveju, kai yra daugiau kintamųjų, į kuriuos reikia atsižvelgti.

„Projektų vadovai turėtų kiek įmanoma anksčiau susitarti dėl to, kokie bus rezultatai ir kada jie bus baigti“, - teigė Stringeris. "Bendravimas yra toks nepaprastai svarbus viso projekto metu ir prasideda nuo pat pradžių."

5. Įvertinkite projekto atlikimą

Kai tikslas bus baigtas, Stringeris teigė, kad šį paskutinį žingsnį gali būti lengva praleisti.

„Projektai tiesiog įgyvendinami ir visi pereina prie kito, galbūt po kelerių mėnesių atlikdami nuodugnų vertinimą“, - sakė ji.

Tačiau bet kokią galimybę ateityje patobulinti, vertinimas yra gyvybiškai svarbus. Tai galima suskaidyti į du etapus. Pirmasis yra daugiau meta - kaip vyko pats projektas? Kas veikė, o kas ne? Šios analizės yra naudingos ne tik projekto vadovui, bet ir klientui, ypač jei ateityje imsis panašių veiksmų.

Kitas įvertinimas yra rezultatų apžvalga.

„Jūs norite pamatyti, kaip produktai pajudino adatą“, - teigė Stringeris. "Nesvarbu, ar projekto tikslas buvo padidintas klientų pasitenkinimas, sutrumpintas gamybos laikas gamykloje ar naujo karšto produkto pateikimas į rinką, jūs įvertinsite, kiek kažkas pasikeitė."