Anonim
„Nuk2013“/ „Shutterstock“
  • Atvirojo kodo programinė įranga suteikia įmonėms lankstumo kurti dokumentų valdymo sprendimą, kuris geriausiai atitiktų jų specifinius poreikius.
  • Organizacijos, atsakingos už saugumą, gali tekti kurti savo protokolus.
  • Atvirojo kodo sistemos gali sudaryti galimybę išbandyti programas prieš įsigyjant patentuotą sprendimą.
  • Didžiausią dėmesį skirkite vartotojams tinkamiausiems sprendimams ir supaprastinkite bendradarbiavimą.

Dokumentų valdymas yra organizacijai būtinos informacijos saugojimo sistema. Senas spausdintąsias dokumentų kopijas galima nuskaityti ir nusiųsti tiesiai į dokumentų valdymo sistemą, kur ji visiems saugiai prieinama skaitmenine forma.

Daugelis sistemų leidžia vartotojams įvesti metaduomenis ir žymas, kurios gali būti naudojamos failams tvarkyti. Kiti įrankiai gali apimti paieškos galimybes, todėl komandos nariai mažiau laiko praleidžia ieškodami konkrečių dokumentų.

Pagrindinis bet kurios dokumentų valdymo sistemos aspektas yra darbo eiga. Vartotojai turėtų sugebėti naršyti failo struktūrą ir kuo mažiau trintis, bendradarbiaudami su kitais vartotojais. Be to, dokumentų valdymo sistema, suteikianti prieigą prie mobiliųjų telefonų, užtikrins didesnį patogumą ir naudą verslui.

Tiems, kurie nuskaitys failus kaip darbo eigos dalį, svarbu įsitikinti, kad yra sąsajos failų pridėjimo ir tvarkymo būdas. Raktinių žodžių paieška ir autorių bei peržiūros leidimų sistema turi būti integruoti į sistemą.

Ar atvirojo kodo sprendimas yra jūsų verslui?

Atvirojo kodo dokumentų valdymo programinė įranga leidžia organizacijoms pasiekti, stebėti ir dalytis svarbiais failais. Kai sistema yra atvirojo kodo, įmonė yra atsakinga už sprendimo pritaikymą vartotojams ir užtikrinimą, kad jie įgyvendintų visus atnaujinimus, kuriuos sukūrė atvirojo kodo bendruomenė.

Redaktoriaus pastaba: Ieškote dokumentų tvarkymo programinės įrangos savo verslui? Užpildykite žemiau pateiktą klausimyną, kad mūsų partneriai pardavėjai susisiektų su jumis dėl jūsų poreikių.

pirkėjo zonos valdiklis

Paprastai įmonės turi vieną iš dviejų tikslų, kuriuos nori pasiekti naudodamos atvirojo kodo sprendimą. Kai kurios įmonės nori naudoti atvirojo kodo kaip bandomąjį sprendimą, kad patikrintų, ar sistema patenkins jų poreikius. Tačiau kitoms įmonėms tai gali būti galutinis tikslas.

Nepriklausomos tiekėjų palyginimo svetainės „GetVoIP.com“generalinis direktorius Reubenas Yonatanas teigė, kad yra daug ko verti iš atvirojo kodo pasaulio.

„Daugelis atvirojo kodo produktų turi papildomų funkcijų, tokių kaip įmonės lygio saugykla ar priglobti sprendimai“, - sakė Yonatan. Patentuotos sistemos gali būti finansinė priemonė mažoms įmonėms. „Daugeliui [bendrovių] pirmiausia tinka išbandyti atvirojo kodo programinę įrangą, tada atnaujinti, kai tinkamas laikas“, - pridūrė Yonatan.

Atvirojo kodo dokumentų valdymas gali būti tinkamas pasirinkimas organizacijai, norinčiai sukurti ir pritaikyti savo sprendimą.

Kai programinė įranga yra sukurta pagal atvirojo kodo licenciją, ją paprastai galima laisvai naudoti, modifikuoti ar perskirstyti. Jei atvirojo kodo programinę įrangą palaiko aktyvi bendruomenė, ji gauna naudos iš reguliaraus įvedimo ir modifikavimo, kurie laikui bėgant pagerina gaminį.

Atvirojo kodo dokumentų valdymo programinės įrangos pranašumai

Pagrindinis atvirojo kodo programinės įrangos pranašumas yra lankstumas. Pagrindinė atvirojo kodo programinės įrangos prielaida yra ta, kad ją galima naudoti ir pritaikyti vartotojų poreikiams. Tai pagrindžia didelę dalį to, kas naudojama programinės įrangos sistemose, todėl įmonei, kuriai patinka kurti savo sprendimus, geriausias būdas gali būti atvirojo kodo programa.

„Atvirasis kodas reiškia, kad kiekvienas gali patobulinti ankstesnės kartos sėkmę“, - sakė Yonatanas. Ilgainiui šios bendros žinios ir bendros pastangos lemia geresnę programinę įrangą, kuria gali naudotis visi vartotojai.

Svarstymai dėl atvirojo kodo sprendimų

Atvirojo kodo dokumentų valdymo sprendimas gali būti netinkamas pasirinkimas kiekvienam verslui.

Gali būti tam tikrų funkcijų, kurios greičiau pasiekiamos (su mažiau galvos skausmų) iš trečiųjų šalių sprendimų. Organizacijos taip pat turi apsvarstyti išlaidas ir laiką, reikalingus dirbant su programine įranga, ir tai, kaip atrodys saugojimo sprendimas.

Dokumentų valdymo sistemos gali būti sukurtos kaip vietinė arba debesų sistema. Turėdama savarankiško prieglobos parinktį, organizacija kontroliuoja ir nepasikliauna išorės debesų teikėju, kad pasiektų prieigą ar veiktų laiku, kai paprastai yra vietoje.

Žinoma, įmonė turi nuspręsti, kaip išlaikymo išlaidos dera su jų biudžetu, todėl dažnai daugelis įmonių naudojasi debesų pagrindu sukurta sistema. IT komandai nereikia prižiūrėti vietinių serverių, o saugykla tvarkoma per debesį. Žinoma, bet koks prastovos laikas reiškia laikiną prieigos prie failų trūkumą. Tačiau tokie atvejai yra reti ir kai kurios organizacijos gali sukurti hibridinę parinktį, naudojančią ir vietines, ir debesies saugyklas.

Didžiausias galimas atvirojo kodo sistemos naudojimo trūkumas yra saugumas, sako Jon Lincoln, debesijos turinio valdymo sprendimo „OfficeScope“verslo plėtros direktorius.

Saugumas yra svarbiausia, o atvirojo kodo programinė įranga gali neturėti pačių patikimiausių galimybių.

„Kadangi saugumas kelia didelį susirūpinimą daugeliui pramonės sričių, organizacijos turi nepamiršti, kad dauguma atvirojo kodo dokumentų valdymo sistemų dokumentų neužšifruoja“, - teigė A. Lincolnas. "Jei atitikimas kelia didelį rūpestį jūsų organizacijai ar pramonei, tada atvirojo kodo dokumentų tvarkymas nebus teisingas pasirinkimas, nes jis nepateikia funkcijų, kurių gali reikėti imtis norint įrodyti atitiktį."

Svarbiausias veiksnys, į kurį reikia atsižvelgti, yra ISO sertifikavimo principų taikymas. Tarptautinė standartizacijos organizacija skelbia standartus, kurie yra visuotinis etalonas verslui, kai kalbama apie konkrečią praktiką ir procedūras. Pvz., Tinkama dokumentacija yra pagrindinis ISO 9001 komponentas.

Nors jūsų verslui sertifikavimas gali būti nereikalingas, atsižvelgiant į laiką ir sąnaudas, reikalingus tokiam paskyrimui pasiekti, labai svarbus yra konkretus standartų ir procedūrų rinkinys vartotojo sąsajai nustatyti, dalijimosi galimybėmis ir dokumentų valdymo sistemos saugumui užtikrinti.

Kuriant sprendimą, kuris geriausiai tinka jūsų komandai, reikia atsižvelgti ir į kitas praktines savybes. Pvz., Nustatykite, ar nereikėtų tuo pačiu metu redaguoti dokumentus. Sukurkite versijų valdymo sistemą, kad vartotojai žinotų, kurią versiją naudoja, arba turėtų galimybę atšaukti pakeitimus. Pvz., Audito seka leidžia sekti failo redagavimo istoriją.

Apatinė eilutė

Atvirojo kodo dokumentų valdymo sistema yra svarbus komponentas, padedantis įmonei užtikrinti, kad jos svarbi informacija būtų prieinama ir organizuojama visiems komandos nariams.

Atvirojo kodo dokumentų tvarkymas suteikia daugybę galimybių įmonėms, nors reikia rimtai planuoti ir numatyti, kaip įgyvendinti turimų sprendimų ypatybes.